La digitalización de los contratos

Gracias a la modernización de la era digital, la gestión de contratos de las grandes empresas ya no depende del papel: adiós a todos esos enormes archivadores y adiós también a todas las horas y el dinero perdido en la búsqueda y gestión de toda esa documentación. La digitalización de los contratos con una herramienta como el software Webdox de gestión de contratos comporta un sinnúmero de ventajas, como se menciona en este artículo.

Ventajas de la digitalización de los contratos

Aunque cada vez son más las grandes, pequeñas y medianas empresas de todo el mundo que se acogen a los múltiples beneficios que comporta la digitalización de los contratos, aún quedan quienes dudan al respecto. ¿De verdad se ahorra tiempo y dinero? ¿Es muy complejo llevar a cabo la transición? Estas son algunas de las ventajas más importantes de digitalizar los contratos y documentos de una empresa:

La creación y gestión de documentos se facilita enormemente al poder generar el contenido en la nube, donde cualquier responsable designado puede acceder a ellos para consultas y gestiones, que además se beneficiarán de la rapidez y las facilidades que el medio digital comporta. En resumen, se pierde mucho menos tiempo generando y gestionando los contratos y, en consecuencia, se ahorra también dinero en horas y personal.

La legislación es, además, algo orgánico y cambiante: se actualiza constantemente con nuevas normativas, convenios y detalles. Un buen software como el de Webdox se mantiene actualizado, haciendo mucho más sencilla la tarea de gestión legal manteniéndose a la última.

La seguridad es otro elemento clave: los contratos contienen datos de gran sensibilidad, que es especialmente necesario mantener a salvo de filtraciones. Un buen sistema de digitalización resulta mucho más seguro que el soporte tradicional en papel, al poder controlar con permisos quién tiene o no acceso al sistema, además de permitir rastrear los movimientos.

Los documentos digitalizados, además, no se deterioran, puesto que el almacenamiento en la nube permite que se conserven indefinidamente sin estar expuestos a accidentes. Por esto mismo, al no necesitar de grandes ficheros ni archivadores, se ahorra también en el espacio físico que la empresa necesita.

Por último, pero no menos importante, está el aspecto ecológico, cada día de más importancia. Contribuir a la reducción del uso de papel siempre es bienvenido, permitiendo que tu empresa tenga un funcionamiento más ecológico.

Qué ofrece Webdox

Actualmente existe una enorme oferta de servicios y plataformas de digitalización de documentos, pero distan de ser todas iguales. La variedad en sus servicios concretos es tan grande como en sus tarifas, y resulta vital saber escoger un servicio de calidad, puesto que cambiar más adelante será una costosa molestia que te puedes ahorrar con previsión.

Webdox permite administrar de forma automática las solicitudes requeridas de nuevos contratos, el diseño de formularios estandarizados, la redacción rápida de nuevos documentos gracias al uso de plantillas preestablecidas y una simplificación y aceleración del sistema de aprobados, firmas y gestión.

Además, es posible solicitar una demostración con un representante, que mostrará en profundidad todas las posibilidades de la herramienta.